آی تی آموزی/ چگونه مثل یک فرد حرفه ای با Google Docs کار کنیم

خراسان/ با استفاده از گوگل داکز می توانید اسناد، صفحات گسترده اکسل و اسلاید های پاورپوینت مورد نظرتان را بدون نیاز به نرم افزار و به صورت آنلاین ایجاد کنید. اما آیا با تمام ویژگی  ها و قابلیت  های این سرویس آشنایی دارید؟

در این مطلب می خواهیم با برخی از مهم ترین ویژگی  های گوگل داکز آشنا شویم تا بتوانیم مانند یک حرفه ای روی فایل  های خود کار کنیم. گوگل داکز (Google Docs) یک سرویس آنلاین بسیار عالی است که به شما اجازه می دهد بر روی اسناد، صفحات گسترده و اسلاید  های خود کار کنید، آن هم به صورت کاملا رایگان و بدون این که نگران از بین رفتن فایل  ها یا آسیب دیدن آن  ها باشید. با قابلیت اشتراک گذاری در سرویس یاد شده، می توان برای کار هایی که به نیرویی بیش از یک نفر نیاز دارند، هم به صورت گروهی و هم چند نفره روی فایل  های خود کار کنید؛اما آنچه ممکن است ندانید، این که ابزار ها و امکانات داخلی گوگل داکز کاربر را قادر می سازد تا کار های بیشتری را علاوه بر اعمال اصلی بر روی اسناد و فایل  های خود انجام دهد. هنگامی که از تمامی این امکانات و ابزار ها در هنگام کار با گوگل داکز آگاهی پیدا کنید، می توانید همانند یک حرفه ای به تمام معنا هر کاری را در این سرویس انجام دهید.

ببینید دیگران چه تغییراتی انجام داده اند
سندی را در گوگل داکز باز کرده و از منوی فایل گزینه See revision history را انتخاب کنید. این کار باعث می شود تا سند شما در حالت متفاوتی قرار داده شود و در سمت راست یک بخش کناری اضافه می شود. در این قسمت فهرست زمان  هایی که تغییرات روی سند انجام شده و کسی که آن تغییرات را اعمال کرده قابل مشاهده است. با این روش می توانید ببینید چه کسی تغییرات و ویرایش  ها را روی سند انجام داده است؛ اما علاوه بر آنچه در بالا گفته شد، می توانید با انتخاب هر آیتم در فهرست تغییرات کنار صفحه، آن مورد را به عقب برگردانید یعنی تغییر یاد شده را نادیده بگیرید. اگر شخص دیگری که روی سند شما کار می کند، ساعت  ها کار سخت شما را با تغییرات نادرست از بین برده، به راحتی می توانید با لغو تغییرات آن شخص، فایل خود را به حالت اولیه برگردانید.

برنامه کاری خود برای هر پروژه را دقیقا مشخص کنید
این مورد یکی از کلیدی ترین نکات در هنگام انجام یک کار است و شما باید دقیقا بدانید که چه کار هایی را روی پروژه خود انجام می دهید. اگر افرادی که با آن  ها کار می کنید نمی دانند برنامه کلی و هدف تان چیست، می توانید از ابزاری به نام MindMeister استفاده کنید که در واقع یکی از افزونه  های Google Docs است و به شما اجازه می دهد تا به راحتی نقشه راه و هدف پروژه خود را به صورت یک فهرست مشخص کنید.ابتدا هدف اصلی را در اولین و بالاترین مکان فهرست ایجاد کنید و سایر ایده  ها و برنامه  های کاری را پس از آن اضافه کنید. اگر برخی از آیتم  های این فهرست نیاز به زیر شاخه دارند، کلید اینتر را فشرده و سپس کلید Tab را بزنید تا به بخش زیر دسته  های آیتم مورد نظر فهرست خود بروید. هنگامی که فهرست زیر شاخه  های آیتم مورد نظر را ایجاد کردید، آن فهرست را انتخاب کرده و سپس از منوی Add-ons گزینه MindMeister را انتخاب و Insert as Mind Map را کلیک کنید. حالا یک تصویر بسیار گویا از آنچه در ذهن دارید و می خواهید روی پروژه تان اعمال کنید را خواهید داشت که هر کسی با نگاه به آن می تواند به آسانی به هدف شما پی ببرد.

ایجاد توضیحات و پیشنهاد  ها
ایجاد توضیحات در نرم افزار های ویرایش متن، ویژگی جدیدی محسوب نمی شود. به راحتی یک متن، جمله یا کل صفحه را انتخاب کرده و از منوی Insert گزینه Comment را انتخاب کنید. سپس یک بخش حباب مانند ظاهر خواهد شد که می توانید داخل جعبه متن آن، توضیحات مورد نظر خود را اضافه کنید. هر شخص دیگری که به سند شما دسترسی داشته باشد می تواند در مورد توضیحات شما نظر ارسال کند. ارسال نظرات برای توضیحات اضافه شده نیازی به آنلاین بودن همزمان دو شخص ندارد. یکی از ویژگی  های منحصر به فرد در گوگل داکز، قابلیت جابجایی بین حالات کار است. خصوصا از حالت ویرایش به حالت ارائه پیشنهاد. در سمت راست بالای صفحه، علامت یک مداد نشان  دهنده آن است که شما در حالت ویرایش قرار دارید. اگر با انتخاب این منو گزینه Suggesting را انتخاب کنید، می توانید در این حالت تغییرات را فقط پیشنهاد دهید. به گزارش zoomit، ارائه پیشنهاد بدان معنا است که تغییرات انجام شده توسط شما( تغییر کلمات،فاصله  ها و علایم نگارشی یا فونت)، به صورت یک نظر برای کسی که دسترسی به ویرایش سند دارد قابل مشاهده خواهد بود و در صورتی که وی تغییرات انجام شده توسط شما را تایید کند، آنگاه آن تغییر روی سند مورد نظر اعمال خواهد شد.

ایجاد سلسله مراتب برای پوشه  ها
زمانی که پروژه شما به بیش از یک سند نیاز داشته باشد، می توانید آن پوشه را به اشتراک گذاشته و با آن کار کنید و نیز به هر شخصی که مایل هستید دسترسی مشخصی را برای انجام برخی کار ها واگذار کنید. اگر هر فایلی را به پوشه اشتراک گذاشته شده اضافه کنید، آن فایل به صورت خودکار همان دسترسی را به افراد واگذار می کند که برای پوشه و در مرحله قبل ایجاد کرده بودید؛ اما ممکن است یک پوشه برای کار شما کافی نباشد. ممکن است نیاز به اضافه کردن چندین پوشه دیگر داشته باشید. برای این کار کافی است در پوشه اشتراک گذاشته شده پوشه  های مورد نظرتان را ایجاد کرده و آن  ها را به طور مناسب نام گذاری کنید. مثلا پیش نویس  ها، نیاز به ویرایش، پایان یافته ها. همچنین با قابلیت امکان استفاده از چند پوشه، می توانید بخش  های مختلفی ایجاد کنید، برای مثال اخبار، ویژه ها. با این کار می توانید دقیقا مشخص کنید که پروژه و بخش  های آن هر کدام تا چه مرحله ای پیش رفته اند و چه قسمت  هایی نیاز به کار بیشتر دارند تا به پایان برسند.

ترفند اضافی!
با رنگ بندی پوشه  های خود می توانید به راحتی مشخص کنید که محتویات هر کدام دقیقا چیست. برای انجام این کار بر روی پوشه مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Change color را انتخاب و رنگ مورد نظرتان را بنا به نیاز و سلیقه خود روی پوشه مورد نظر اعمال کنید.



با کانال تلگرامی «آخرین خبر» همراه شوید

منبع: خراسان